外貿助理是外貿團隊中的重要支持角色，主要負責協助外貿業務員或經理處理訂單跟進、單證制作、客戶溝通、物流協調等事務。以下是外貿助理的**核心工作內容**和**能力要求**：

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###**一、日常工作內容**

####**1.訂單處理與跟進**

-協助業務員制作**報價單（Quotation）**、**形式發票（PI）**、**銷售合同（Contract）**。

-跟蹤訂單進度，與生產、采購部門對接，確保按時交貨。

-更新訂單狀態表（如Excel或ERP系統），定期向客戶匯報生產/物流進展。

####**2.單證制作與審核**

-準備外貿單據：

-**報關單據**（商業發票、裝箱單、提單BL）

-**清關單據**（原產地證CO、質檢報告、保險單等）

-核對信用證（L/C）條款，確保單證一致，避免銀行拒付。

####**3.客戶溝通與維護**

-處理客戶郵件、WhatsApp/Skype消息，解答產品、價格、交期等問題。

-協助處理售后問題（如質量問題、物流延遲），協調退換貨。

-定期發送產品更新、促銷信息，維護客戶關系。

####**4.物流與貨運協調**

-聯系貨代安排訂艙、運輸（海運/空運/快遞），跟蹤物流動態。

-計算運費，對比不同渠道成本，優化物流方案。

-協助處理清關問題（如HS編碼歸類、關稅爭議）。

####**5.市場與數據支持**

-收集行業信息、競爭對手動態，整理市場分析報告。

-維護客戶數據庫，記錄詢盤、成交、反饋等信息。

-協助業務員參加展會（

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###**二、技能與能力要求**

####**1.硬技能**

-**英語能力**：能熟練書寫商務郵件，口語溝通更佳（CET-4/6或專八優先）。

-**外貿知識**：熟悉國際貿易術語（如FOB、CIF）、付款方式（T/T、L/C）、進出口流程。

-**軟件操作**：

-熟練使用**Excel**（數據透視表、VLOOKUP）、**ERP系統**（如金蝶、用友）。

-掌握**GoogleWorkspace**（Gmail,Sheets）或**MicrosoftOffice**。

-基礎PS/CAD技能（處理產品圖片或圖紙加分）。

####**2.軟技能**

-**細致耐心**：單證制作需零錯誤，避免因小失誤導致貨款損失。

-**溝通協調**：與客戶、工廠、貨代多方對接，避免信息差。

-**抗壓能力**：處理緊急訂單、客戶投訴時需冷靜高效。

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###**三、職業發展路徑**

-**初級外貿助理**→**高級外貿跟單**→**外貿業務員**→**外貿經理**

-可轉向**跨境電商運營**（如亞馬遜、Ozon）、**供應鏈管理**、**國際采購**等方向。

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###**四、面試常見問題**

1.“如何制作一份合規的報關發票？”

2.“客戶要求更改付款方式（從L/C改為T/T），你會如何處理？”

3.“遇到交貨延遲，如何向客戶解釋？”

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###**總結**

外貿助理是外貿業務的“樞紐”，需兼顧**細節執行**和**跨部門協作**。掌握基礎外貿流程后，可逐步轉向業務或管理崗位，發展空間廣闊。建議考取**國際貿易單證員**、**BEC中